18 mars 2013

Simplifiez-vous la vie ! Faites tout … tout de suite !

Aimeriez-vous rentrer chez vous beaucoup plus tôt ? en pleine forme et sans devoir travailler à la maison ? juste en appliquant une astuce excessivement simple ?

Impossible ?

C’est pourtant moins difficile qu’il n’y parait. Voyez plutôt …

A quoi passez vous la majeure partie de votre temps ? à développer de nouveaux produits ou services ? à faire avancer des projets stratégiques ? ou à traiter ces mille petits riens qui vous viennent de votre responsable, de vos collaborateurs ou … de votre messagerie électronique ?

Vous savez, ces petites tâches insignifiantes, auxquelles personne ne prête attention parce qu’elles ne sont pas bien longues : 1 minute par ci, 10 minutes par là pour répondre à un email, trouver un chiffre, résoudre et expliquer un dysfonctionnement, donner un conseil ou des éléments pour une présentation …

Ajoutés les uns aux autres, ces riens finissent par faire des heures. Ils vous mangent votre temps et, plus grave, votre énergie.

J’en ai pris conscience il y a quelques années lorsque je dirigeais un service client. Entre mes collaborateurs et les clients, j’étais submergée de mails derrière lesquels se cachaient ces fameuses petites tâches.

J’avais l’habitude de dire sous forme de boutade que finalement mon métier était de gérer des mails, que je pourrais en traiter du matin au soir sans en voir la fin.

Je faisais des listes de choses à faire, je priorisais, je lisais des livres sur l’art et la manière de bien gérer son temps … sans grand succès.

Mais à force de tester de nouvelles méthodes, d’améliorer, j’ai fini par trouver comment les gérer vite et sans stress.

La recette est simple …

J’applique à mes tâches personnelles, les principes du lean, cette méthode d’amélioration continue, initiée par Toyota à la fin de la seconde guerre mondiale.

Taichii Ohno, le « père fondateur », en donne une excellente synthèse dans cette phrase :

« Nous réduisons le temps qui s’écoule entre l’arrivée de la commande et l’encaissement du cash en supprimant les gaspillages et tout ce qui n’est pas de la valeur ajoutée »

Traduction pour ces petites activités ?

S’en débarrasser au plus vite !

La tâche à réaliser est claire et prend moins de 5 minutes ? faites la tout de suite, c’est ce qui vous coutera le moins cher.

Elle n’est pas claire ? téléphonez au demandeur. Il n’est pas disponible ? invitez le par email à une courte réunion. Comme vous aurez pris la précaution de réserver du temps dans votre agenda pour travailler, vous trouverez ce petit créneau rapidement.

En aucun cas, ne cherchez à éclaircir le sujet par mail. L’art de bien communiquer est difficile, le faire par messagerie interposée est quasiment impossible.

C’est clair mais c’est plus long ? prenez 5 minutes pour établir les grandes lignes de ce que vous devrez faire. Cette étape vous permettra de recenser les informations nécessaires à la réalisation de la tâche.

Demandez les immédiatement à ceux qui peuvent vous les fournir (attention : une seule question par email sinon vous n’aurez pas toutes vos réponses).

Puis prenez un rendez-vous avec vous même pour faire la tâche. Là encore, prenez le premier créneau disponible dans le temps que vous vous êtes réservé pour travailler.

Vous imaginez ?

Plus de listes ! Votre agenda suffit

Plus de grandes réflexions pour savoir quoi faire en premier : vous traitez les sujets dans l’ordre d’arrivée !

Fini le stress de ne pas arriver à tout faire, vous avez prévu du temps pour chacune de vos actions !

La belle vie, quoi !

Il ne vous reste plus qu’à faire le strict nécessaire …

Si on vous a demandé le volume des ventes du produit X l’an dernier, la réponse est un nombre pas un tableau excel avec des tableaux croisés dynamiques ou des camemberts.

Faire plus, c’est non seulement imaginer des besoins non exprimés mais ce n’est pas comme ça que vous éduquerez vos interlocuteurs. S’ils veulent les ventes ventilées par pays, ils le demandent et sinon ils ne l’ont pas. Avec le temps, ils apprendront à formuler clairement leurs souhaits.

Si vous pensez faire plus sérieux en donnant quelque chose de sophistiqué et en allant au delà la demande, méfiez vous. Votre interlocuteur pourrait penser soit que vous avez peu à faire soit que vous le traitez de manière cavalière en lui envoyant un message sous entendu « l’information est là, vous n’avez qu’à la chercher ».

Répondez au demandeur et à lui seul même si le message avait été envoyé à plusieurs personnes.

Vous éviterez les mails retour du type « merci pour l’info » ou pire, les commentaires des gens qui mettent en cause votre réponse, vous obligeant à répondre en remettant tout le monde en copie dans un processus interminable.

J’ai divisé par deux le nombre de mails que je reçois en m’interdisant l’utilisation de la fonction « répondre à tous » … nous avons la messagerie électronique que nous méritons  ;)

Ne classez pas vos emails. Mettez les à la poubelle.

Vos réponses restent dans le répertoire « éléments envoyés ». C’est bien suffisant pour les retrouver « au cas où … »

La dernière fois que vous avez recherché un mail, qu’avez vous apporté d’intelligent à votre client ?

Je parierais volontiers pour … RIEN.

En général, vous le faites pour prouver que vous « l’aviez bien dit », « que ce n’est pas ce qu’on vous avait demandé », en résumé … pour prouver que vous n’êtes pour rien dans le dysfonctionnement pour lequel on recherche un coupable.

Au pire, croyez-en mon expérience, vous trouverez toujours un virtuose du classement pour vous le donner en moins d’une minute en cas de besoin … alors n’hésitez pas : à la poubelle (souvenez-vous : 60 fois une minute égalent 1 heure)

Et maintenant … action !

Bloquez immédiatement du temps pour vous dans votre agenda. Défendez le aussi farouchement que votre rendez-vous chez un spécialiste pris il y a 6 mois.

Ce temps est sacré. Seule une raison de force majeure peut vous faire y renoncer.

Prenez votre liste de tâches, vos post-its ou autres pense-bêtes … faites les petites choses tout de suite, mettez les autres dans votre agenda qui deviendra votre seule référence. Jetez tout le reste.

Appliquez ces règles aux nouvelles tâches

Testez ce système pendant un mois et profitez du temps libéré pour réaliser vos rêves, prendre du bon temps avec vos proches … en résumé, pour profiter de la vie.

 

A très bientôt

 

Cet article fait partie de l’événement inter blogueurs organisé par Olivier Roland du blog  Des Livres Pour Changer de Vie  sur le thème « votre meilleure astuce pour gagner du temps ».

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Crédit photo: fotolia © Minerva Studio – Fotolia.com

 

1 Comment

  1. Pingback: Votre meilleure astuce pour gagner du temps – le récap

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