28 février 2012

Gérer et suivez vos projets sur une feuille de format A3

Pour mener à bien votre conversion lean, vous avez besoin d’un outil de gestion de projets. Comme toujours dans le LEAN, pas d’outils compliqués, nul besoin d’un ordinateur, votre projet tiendra sur une feuille A3, laquelle a donné son nom à l’outil.

Le a3 va vous servir à décrire votre projet et, comme toujours dans le lean à communiquer avec votre entourage (votre équipe, votre hiérarchie, vos collègues, vos clients).

Un projet lean dure trois mois maximum. Si vous devez gérer une transformation plus longue, vous ferez plusieurs boucles de trois mois.

Il a deux raisons à ça :

Tous les trois mois vous aurez des petits progrès, l’attente de la solution définitive sera moins longue

Votre business, le monde, la technologie … tout évolue très vite. Définir aujourd’hui ce qu’il vous faudra dans plus de 3 mois, vous garantit à coup sur d’avoir quelque chose d’obsolète dès le jour du démarrage. 

Dans cet article, je vais vous faire découvrir les différents chapitres. Tous ont leur utilité et ils ne sont pas redondants

Commençons par le plus facile

Le titre : résumez votre projet en une phrase

La fiche d’identité de votre process. Les noms parlent d’eux-mêmes … sauf peut être le responsable de la chaine de valeur. Mais vous pouvez l’oublier, il est rare que cette fonction existe en dehors des sociétés pratiquant le LEAN depuis longtemps.

Il est souvent difficile de trouver un chef de projet. Il ne s’agit pas de la victime qui va devoir tout faire. Il est « simplement » garant de la mise en oeuvre du projet dans le temps imparti.

Définition du problème

Dans ce chapitre, vous allez définir pourquoi vous prenez la peine de faire un A3.

Ne parlez pas de solutions mais seulement de ce qui vous embête dans la situation actuelle ou de ce que vous souhaitez dans le futur. Souvenez vous qu’un problème est la différence entre une situation réelle et une situation souhaitée.

Exemple : Nos clients souhaitent une livraison en deux semaines. Notre process actuel ne nous permet pas de livrer en moins de 4 semaines

Objectif du projet

En une phrase, définissez précisément (quoi, comment) comment vous saurez que votre projet est une réussite.

Exemple : restructurer notre process de production pour livrer nos clients français en 2 semaines

Etat actuel

Dans ce chapitre, vous décrirez avec le maximum de précision comment fonctionne votre process actuel.

Idéalement, vous mettrez une représentation de votre chaine de valeur (nous y reviendrons dans un autre article).

En attendant, si vous ne savez pas ce que c’est, ce n’est pas un problème, mettez du texte ou tout autre dessin permettant d’expliquer le process actuel.

Etat futur

Ce chapitre est le pendant du précédent. Vous y décrirez avec le maximum de précisons le process futur que ce projet va mettre en place.

Planning de mise en oeuvre

Dans un premier temps, vous mettrez à jour les semaines. La première est la semaine qui correspond à … aujourd’hui (pas de fuite en avant  ;) )

Ensuite, vous allez décrire les actions à mener.

Pour chacune d’elles, vous griserez la ou les semaines sur lesquelles vous prévoyez d’y travailler (éviter de griser toutes les semaines de la période) et vous lui affecterez UN responsable (nommer plusieurs responsables est bon moyen de n’en avoir aucun : choisissez celui qui sera garant de la réalisation de la tâche, libre à lui de se faire aider)

Pour l’instant ne vous préoccupez ni des autres couleurs ni de la zone commentaire. Elles seront utilisées pour le suivi et nous n’en sommes pas encore là

Mesures

Dans ce chapitre, vous mettrez vos indicateurs actuels, l’objectif à 90 jours et des valeurs à 30 et 60 jours.

Exemple de votre délai de livraison :

- actuel : 4 semaines

- 90 jours : 2 semaines

- 60 jours : 3 semaines

- 30 jours : 3,5 semaines

Et pour finir

Indiquez le nom de tous les membres de l’équipe (tous ceux qui seront amenés à participer au projet)

Et oubliez tout le reste pour l’instant.

Imprimer votre A3 et afficher le.

Il ne s’agit pas d’une information de culture générale mais de votre engagement. Un A3 est fait pour être tenu (la discipline est un élément important du LEAN)

Avec l’habitude ces différentes notions vous deviendront familières mais les premiers A3 sont un peu difficiles à réaliser.

Besoin d’un exemple de A3 ? cliquez ici …

Vous pouvez m’envoyer vos premiers A3 pour commentaires. Je vous aiderai volontiers et trouverai dans vos difficultés de quoi enrichir cet article ou les suivants. Alors n’hésitez pas, contactez-moi.

Vous pouvez également laisser un commentaire

 

 

A très bientôt

 



Crédit photo: © Minerva Studio – Fotolia.com

5 Comments

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