20 décembre 2011

Comment démarrer une démarche Lean ?

Le concept vous a séduit, vous avez envie d’y aller mais vous ne savez pas comment démarrer votre démarche Lean ? vous ne savez pas comment « attraper » le problème ? ce qui vous attend ? ce que vous allez devoir faire ?

Ce n’est pas bien grave.

Lorsque je faisais de l’informatique, j’avais l’habitude, en début de projet, d’être obligée de donner un planning, un budget, des besoins en ressources de développement pour un sujet que je ne maîtrisais pas encore puisque je venais de démarrer (heureusement que tout le monde trouvait normal de ne pas être à l’heure et de dépasser les budgets :-) …)

Avec une démarche LEAN, c’est plus cool.

 
Première règle : démarrez tout de suite !

Si vous êtes salarié et que votre rêve est de faire le tour du monde, se renseigner sur les modalités d’obtention d’un congé sabbatique, identifier les ressources financières qui vous permettront de vivre pendant ce temps, faire faire un passeport … sont des étapes que vous pouvez faire dès maintenant.

Ce n’est pas du temps perdu, il faudra le faire de toute façon et vous n’avez besoin de rien pour démarrer : ni des dates ni des détails de votre voyage.

Ce que vous découvrirez dans vos recherches, vous indiquera les étapes suivantes et ainsi de suite.

Dans votre démarche Lean c’est pareil. Vous avez défini votre projet client et, c’est sur, il y a quelque chose d’évident à faire, quelque chose qui vous saute aux yeux :

- débarrasser tout ce bazar qui traine partout,

- comprendre pourquoi vous n’arrivez pas à livrer à l’heure,

- comprendre la nature de vos problèmes qualité …

Attaquez vous à ces évidences et laissez faire le temps.

En travaillant sur ces sujets, en approfondissant votre compréhension du Lean, vous allez découvrir d’autres évidences qui vous permettront de franchir une étape de plus.

Vouloir les définir dès maintenant vous donnerait un bon prétexte pour ne pas commencer … mais ne vous apporterait rien. Vous ne pouvez pas soupçonner tout ce que vous allez pouvoir faire dans quelques mois.

Démarrez et laissez vous surprendre.

Lorsque, lors d’une randonnée, vous arrivez face à ce lac, avez-vous besoin de savoir ce qu’il y a derrière les montagnes pour savoir ce qu’il faut faire pour avancer maintenant ?

 

Ce qui vous saute aux yeux, c’est qu’il faut contourner le lac; par la droite ou par la gauche; par le coté soleil ou par le coté ombre.

Faites pareil avec votre démarche Lean. Décidez, avancez, découvrez autre chose, décidez, avancez … et ainsi de suite dans un processus sans fin.

 
Deuxième règle : concentrez vous sur des objectifs à trois mois maximum

Bannissez les projets qui s’étalent sur plusieurs mois voire plusieurs années.

Tout évolue trop vite (les besoins clients, les marchés, la situation économique mondiale, la technologie) pour avoir des projets aussi longs.

Vous risqueriez, le jour du démarrage de votre projet, de proposer quelque chose qui est déjà obsolète.

Si votre projet est ambitieux (ce qui est souhaitable), découpez le en étapes qui donnent un résultat intermédiaire à trois mois voire moins.

Vous arriverez à destination mais à chaque étape vous améliorerez votre quotidien et celui de votre équipe. Le chemin paraitra moins long.

De plus vous habituerez les gens à vivre des changements répétés et fréquents.

De manière générale, les gens n’aiment pas le changement. Par contre, lorsqu’il devient fréquent et que la marche à franchir n’est pas trop haute, les gens s’y habituent et tout changement devient de plus en plus facile.

Autre chose. N’oubliez pas que vous êtes un opérationnel. Votre priorité au jour le jour est de faire tourner votre boutique.

Vous devrez en plus, travailler à vos projets … donc soyez raisonnables sur ce que vous capable de faire en trois mois.

Ciblez quelques objectifs et réalisez les ! Gardez les autres au chaud pour les trois mois suivants. Il vaut mieux vouloir faire peu et le faire que vouloir tout attaquer et … tout laisser tomber faute de temps pour le faire correctement.

Adopter un rythme raisonnable pour arriver au but n’est incompatible avec un but très ambitieux, bien au contraire.

Troisième règle : stabilisez avant de passer à l’objectif suivant

Tout changement dans votre process ou dans votre façon de travailler va  créer des perturbations pour vous et pour votre équipe. Tout changement est source de stress, d‘angoisse, de récriminations … du genre « avant ça marchait mieux » ou « c’était plus simple ».

Les anciennes habitudes ne demandent qu’à réapparaitre surtout si la nouvelle façon de travailler entraine de nouveaux problèmes.

Ne les négligez surtout pas. Notez toutes les actions à mener pour les traiter. Assignez les à quelqu’un et suivez sans faillir la mise en oeuvre.

J’y reviendrai plus tard mais le tableau d’amélioration continue est le bon support pour gérer ces actions et les suivre.

Par contre, dès que votre nouveau process sera stable, ne tardez pas à vous attaquez à une autre évolution majeure.

Votre objectif est ambitieux, votre route est longue … donc ne prenez pas le risque d’enchainer avant la stabilisation mais ne trainez pas.

Quatrième règle : Trouvez votre Sensei

La théorie dans le Lean est simple, vous en aurez assez vite fait le tour. La compréhension est par contre beaucoup plus longue. C’est un apprentissage.

Personne n’a vu un apprenti boulanger aller en cours et appliquer tout seul, dans sa propre boutique, ce qu’il a appris.

Il le fait avec un maître d’apprentissage qui lui confie des tâches de plus en plus délicates au fur et mesure qu’il gagne en expertise.

Pour quelqu’un qui démarre une démarche Lean, c’est exactement pareil, il lui faut un maitre d’apprentissage, qui s’appelle plutôt un coach ou un sensei.

Cette personne n’a pas besoin de tout savoir et de tout maîtriser. Il suffit qu’elle en sache  plus que « l’apprenti » afin de le guider et de l’aider dans ses premiers pas.

Sans cette aide, vous risquez de passer à coté des principes de base du Lean, de faire des erreurs qu’il vous sera difficile de rattraper plus tard, de braquer vos collègues ou vos collaborateurs, de copier des outils que vous avez vu ailleurs sans comprendre qu’ils sont pas forcément adaptés à votre situation, ou prématurés compte tenu de la culture de votre entreprise …

Lorsque j’ai entendu parler du lean la première fois, séduite par le concept et persuadée que c’était facile, j’ai démarré seule.

J’ai eu de la chance de ne pas dégouter à tout jamais mon équipe.

En plus, avec du recul, je me rends compte que ce que j’ai fait à l’époque n’était du Lean que dans mon imagination …

Ne faites pas cette erreur, faites vous aider.

contactez-moi. Je vous aiderai volontiers.  Je me réserve simplement le droit d’utiliser votre question ou votre problème (sans vous citer ou citer votre société, rassurez-vous) pour en faire un sujet d’article ou de formation.

 

A bientôt

1 Comment

  1. Pingback: Conversion lean : centrez là sur vos clients