Si vous avez suivi mes conseils, vous avez mis en place des A3 pour gérer vos projets et un tableau d’amélioration continue pour les actions plus mineures.

Toute action est affectée à une personne chargée de la mener à bien pour une date précise.

A chaque point d’avancement (quotidien ou hebdomadaire), vous indiquerez pour chaque tâche son statut avec une couleur.

C’est une autre forme de management visuel.

La signification des couleurs :

- Une tâche terminée est marquée :

- En bleu si elle est terminée en avance (c’est rare  )

- En vert si elle est terminée à la date prévue

- Une tâche non terminée est marquée en rouge

Une tâche terminée est une tâche sur laquelle il n’y a plus rien à faire. RIEN, pas même un petit coup de chiffon pour nettoyer, un petit mail pour informer …

Ne négociez pas la couleur

Vous avez une règle précise, appliquez là sans état d’âme.

Oubliez et faites oublier le rouge « sanction » ou « jugement » que vous avez connu pendant votre scolarité.

Il ne s’agit ici que d’un constat, la tâche est ou n’est pas terminée.

Très souvent, la personne en charge de l’action n’est pas responsable de la non réalisation de la tâche.

On (vous peut être) lui a demandé de faire autre chose.

On (encore vous peut être) lui avait promis de lui donner les informations nécessaires lundi et elle ne les a eues que mercredi d’où le retard.

Ca ne change rien au fait que ce n’est pas fini … donc c’est rouge.

Soignez votre attitude face au rouge

Nous avons tous gardé de l’école, une peur du rouge qui corrige, qui blâme, qui souligne ce qui est faux, hors sujet, mal fait …

Comme les gens n’aiment pas le rouge et encore moins expliquer en public pourquoi ils n’ont pas fini à l’heure ce qu’ils avaient dit qu’ils feraient … cette peur travaille pour vous 

En moins de trois semaines de pratique, vous constaterez que les gens sont de plus en plus respectueux de leurs engagements.

Mais, attention à votre attitude face au rouge.

Si vous les blâmez , si vous êtes ironique ou blessant … ils vont commencer à vous mentir, à vous dire que les tâches sont finies quand elles sont presque finies pour éviter vos sarcasmes ou vos foudres.

Le rouge n’est pas grave en soi. Il faut simplement le gérer. Un premier point rouge n’appelle rien d’autre qu’une renégociation verbale du délai au plus court (attention : le ticket reste là en place, c’est important !)

Un deuxième point rouge (après le premier, on met un point rouge supplémentaire par semaine de retard) requiert votre attention. Selon l’importance stratégique du résultat de l’action vous pouvez encore laissez passer mais ne laissez jamais une action « attraper la varicelle ».

Votre rôle est d’aider à faire sortir du rouge

Au delà de trois points, proposez à la personne en charge de l’action de l’aider.

Voyez là en privé et essayez de comprendre ce qui bloque :

▪  peut être ne sait elle pas par où attraper le problème,

▪  peut être voit elle le sujet dix fois plus compliqué qu’il n’est,

▪  peut être n’aime t’elle pas faire ça et procrastine t’elle,

▪  peut être a t’elle besoin d’être recadrée par rapport à ses priorités

▪  …

De temps en temps, vous aurez également des actions définies sous le coup de l’exaspération, et qui « attrapent la varicelle » simplement parce qu’elles ne sont pas importantes et que tout le monde le sait.

Dans ce cas, parlez en à la réunion et … poubelle.

Prenez du recul

De temps en temps, regarder les couleurs sur votre tableau d’amélioration continue et sur vos A3 et essayez d’améliorer.

Trop de rouge ?

- Ne mettez vous pas trop de pression sur le délai ?

- Ne lancez vous pas trop de sujets à la fois ?

- Evaluez vous bien le travail à faire pour réaliser une tâche ?

Trop de bleu ?

- N’avez vous pas tendance à ajouter des sécurités sur vos délais ?

- Programmez vous trop peu de tickets ?

- Lancez vous avec plus d’audace quitte à vous planter de temps en temps

N’oubliez pas

Dans l’approche Lean, tout problème est une opportunité d’apprendre et de progresser.

Avec cette façon de procéder, vous allez découvrir le plaisir de maîtriser vos projets et votre amélioration continue.

Déjà une expérience sur le sujet, des craintes ou des interrogations ? faites nous en part dans un commentaire.

A bientôt

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