30 mars 2012

Rendez vos réunions efficaces en 5 minutes chrono …

On vous le répète depuis que vous avez démarré dans la vie active, le secret d’une réunion efficace tient en trois points :

- Une bonne préparation

- Un ordre de jour minuté

- Un compte-rendu

Ces règles ont été établies pour des réunions normales c’est à dire d’une heure ou deux (voire pire) alors imaginez les réunions Lean qui durent 10 minutes (au plus une demi heure si vous faites une réunion par semaine).

En usine, si vous dépassez l’horaire prévu vous avez un impact direct sur le temps de production (multipliez le temps de dépassement par le nombre d’opérateurs pour bien cerner le coût du dépassement).

L’efficacité est plus une nécessité qu’un choix  :D

Comme le lean combat le gaspillage sous toutes ces formes, il propose également une réponse simple et économe en temps.

Commençons par l’ordre du jour

Comme à chaque réunion, les thèmes à traiter sont les mêmes :

- les nouvelles de la société s’il y en a

- la revue des indicateurs de la période précédente

- la revue des tickets de l’accountability board

- la planification des nouveaux tickets

- la revue des projets (les A3)

Il n’y a aucune raison de faire un ordre du jour à chaque fois. Faites en un, mettez un temps en face de chaque rubrique et affichez le à coté de votre accountabiity board dans votre zone de communication.

Si vous avez d’autres points à traiter, il est possible que vous ne puissiez pas tenir dans les 10 minutes. Plutôt que de faire le forcing pour passer quand même, décidez de traiter tel point le lundi,tel autre le mardi et ainsi de suite.

Il suffit de mettre une petite matrice avec les jours de la semaine en face des rubriques et de mettre une croix sur le jour où le sujet est évoqué (ou de noircir les autres) pour rester dans un agenda standard (je vous fournirais quelques exemples dans un prochain article)

Voyons maintenant la phase de préparation

Les indicateurs de la période précédente doivent être à jour avant la réunion et quelqu’un doit être responsable de cette mise à jour (l’animateur de la réunion qui, en général est le responsable de l’équipe, a tout intérêt à déléguer cette tâche à quelqu’un qui sera plus disponible que lui pour faire cette mise à jour).

Les A3 doivent être à jour (indication tâche terminée ou pas)

Et l’animateur doit avoir préparé les informations, les messages (les négatifs vous y penserez sans que je vous le rappelle, pensez aussi à citer les actions de progrès qui ont été mises en place dans la période précédente et à féliciter les participants.Vous reconnaitrez ainsi le travail effectué et vous donnerez envie aux autres de faire aussi quelque chose).

Les choses à dire seront notées sur un agenda standard vierge.

La réunion

Elle se déroule en fonction de ce qui est noté sur l’agenda standard qui a servi à la préparation et pour éviter les dérives, tout le monde est debout …

Au début, vous aurez du mal à tenir dans les 10 minutes.

Si vous êtes en production, arrêtez vous au bout de 10 minutes, fini ou pas et faites mieux le lendemain.

Pour les administratifs, l’enjeu n’étant pas la même, vous pouvez déroulez toute votre réunion et dépasser le temps imparti pendant un ou deux jours le temps de vous rôder (ou une ou deux semaines si vous êtes en réunion hebdomadaire) mais après cette période de rodage, arrêtez au bout du temps imparti.

Si vous ne tenez pas dans le temps, c’est que vous utilisez la réunion pour faire autre chose que ce pourquoi elle est prévue : c’est un point périodique pour revoir les indicateurs, les actions et prendre des décisions.

Sur un indicateur au beau fixe, sur une tâche faite à temps, il n’y a pas de décision à prendre, donc … on n’en parle pas. Si quelqu’un a besoin de raconter comment il a traité un point, combien c’était dur et combien il a été bon, ce n’est pas dans cette réunion  :D .

Sur les indicateurs « mauvais » ou les choses pas faites, il faut expliquer ce qu’il s’est passé et décider de qui fait quoi pour remettre les choses dans l’ordre donc on en parle mais on ne traite pas le fond. On se dit juste qui fait quoi pour mettre les choses en ordre (au besoin l’action sera d’organiser une réunion pour traiter du fond)

Et pour finir le compte-rendu

Vous n’avez strictement rien d’autre à faire qu’afficher l’agenda standard de préparation dans votre zone de communication (prévoyez une pochette pour stocker l’historique). Vous aurez, ou pas, ajouté quelques informations pendant la réunion.

Mais le principal réside dans votre accountability board qui est à jour, sur lequel vous aurez planifié les nouveaux tickets et ce qu’il faut faire pour redresser les situations critiques (indicateurs, projets qui dérivent)

Si vous n’avez jamais pratiqué ce genre de réunion très courte, ciblée sur l’essentiel mais à des fréquences rapprochées, vous ne pouvez pas imaginer la puissance de ce type d’outil. 

Qu’en pensez-vous ? faites-moi part de votre expérience ou de vos craintes ou hésitations dans le commentaire ci-après.

 

A bientôt

Vous trouverez quelques exemples d’agenda standard en cliquant ici

5 Comments

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